Podczas szkolenia omówione zostaną zmiany zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 roku.
Szkolenie adresowane jest do wszystkich odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, niezależnie od stanu posiadanej wiedzy i doświadczenia.
W szczególności zapraszamy do udziału osoby zatrudnione w działach personalnych lub aspirujące do tej pracy, jak również pracodawców oraz pracowników biur rachunkowych.
Udział w szkoleniu pozwoli usystematyzować, poszerzyć i zaktualizować wiedzę dotyczącą prowadzenia nie tylko samych akt osobowych, lecz również pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców.
Ważnym elementem szkolenia będzie omówienie zmian w prawie pracy obowiązujących w 2019 roku.
1. Niezbędne zmiany w przepisach wewnętrznych:
a. zmiany do K.p. wynikające z ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)
b. zmiany do K.p. w projekcie z dnia 14.09.2018 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, w tym:
2. Czy w 2019 r. należy spodziewać się zmian w urlopach wypoczynkowych takich jak:
a. 26 dni dla wszystkich,
b. obowiązek wykorzystania urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo,
c. skrócenie okresu na wykorzystanie zaległego urlopu i przedawnienie roszczenia o urlop,
d. rekompensata finansowa od pracodawcy za urlop niewykorzystany w terminie,
e. termin zgłaszania wniosku o urlop na żądanie.
3. Czy w 2019 r. nastąpią zmiany w zasadach wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny takie jak:
a. księgowanie wynagrodzenia z dodatkami na wydzielonym koncie,
b. możliwość wypłaty zgromadzonych środków w okresie urlopu bezpłatnego udzielonego na czas przestoju,
c. możliwość zmniejszenia wymiaru zatrudnienia pracownika w okresach mniejszego zapotrzebowania na pracę i wypłaty ww. środków za godziny brakujące do pełnego wymiaru.
4. Zmiana podstaw prawnych prowadzenia dokumentacji pracowniczej:
a. uchylenie rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r., poz. 894 ze zm.),
b. ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357),
c. projekt z dnia 30.10.2018 r. rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej + załącznik do rozporządzenia.
5. Zmiany w aktach osobowych pracownika:
a. dodatkowa część D akt osobowych,
b. możliwość/obowiązek grupowania powiązanych tematycznie dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych,
c. ponowne zatrudnienie po przerwie, a dokumentacja pracownicza,
d. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej - zasady i powszechność,
e. kopie i oryginały - jakie dokumenty możemy przechowywać w oryginale?
f. co z formularzami osobowymi kandydata do pracy i pracownika? - jakie dokumenty i oświadczenia zastąpią deklarowane tam dane i czy wystarczą?
g. odejście od wypłat w gotówce - informacja o numerze rachunku płatniczego pracownika lub wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
h. skierowania na badania profilaktyczne i orzeczenia lekarskie - w której części akt osobowych i czy będzie trzeba kopiować?
i. nowe dokumenty w części B akt osobowych w tym m.in.: zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z zakresem informacji objętych tajemnicą, informacja o zakresie i sposobie stosowania monitoringu, potwierdzenie otrzymania przez młodocianego i jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez młodocianego pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, dokumenty związane z przyjęciem wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
j. dokumentowanie kar porządkowych po zmianach - czyli jaki układ części D akt osobowych proponuje ustawodawca.
6. Zmiany w ewidencji czasu pracy:
a. nowe wymagane dane (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy), godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia,
b. nowe dokumenty przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy,
c. jak dostosować sposób ewidencjonowania czasu pracy do nowych wymogów prawnych?
7. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji, a RODO:
a. zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej a wymogi wynikające z art. 32 RODO,
b. wymogi bezpieczeństwa względem systemu teleinformatycznego,
c. tworzenie e-dokumentów - zasady,
d. zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej,
e. zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie papierowej - jako łatwiejszy wariant spełnienia wymagań RODO.
8. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej:
a. zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną i odwrotnie,
b. podpis lub pieczęć elektroniczna jako elementy konieczne,
c. informacja dla pracowników i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji
d. stworzenie możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.
9. Wydanie dokumentacji pracowniczej:
a. papierowej,
b. elektronicznej - czym jest uporządkowany zbiór dokumentów,
10. Przenoszenie dokumentacji między systemami teleinformatycznymi:
a. w jakich formatach przechowuje się dokumenty elektroniczne i inne dane,
b. jakie metadane o przechowywanych dokumentach musi zawierać plik XML?
11. Wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej
a. kto może wystąpić z wnioskiem,
b. forma wniosku,
c. w jaki sposób może zostać wydana dokumentacja prowadzona w formie papierowej?
d. w jaki sposób może zostać wydana dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej?
12. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej:
a. po upływie okresu przechowywania,
b. po zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
c. w jakim terminie po upływie czasu wyznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika można wydać mu dokumenty?
d. czy można wydać pracownikowi dokumentację przeznaczoną do zniszczenia po terminie wyznaczonym na jej odbiór?
e. jakie okoliczności uzasadniają dłuższe przechowywanie dokumentacji pracowniczej?
13. Dostosowanie prowadzonej dokumentacji:
a. pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1.01.2019 r.
b. pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 r.
c. pracowników zwolnionych przed 1.01.2019 r. - co w przypadku ponownego zatrudnienia w okresie przechowywania dokumentacji?
d. dostosowanie dokumentacji przy przejściu zakładu (części) na nowego pracodawcę e. dostosowanie ewidencji czasu pracy,
14. Zasady kontroli akt osobowych i dokumentacji pracowniczej przez PIP
15. Świadectwa pracy:
a. dodatkowe informacje przekazywane pracownikom wraz ze świadectwem pracy po zmianie przepisów.
16. Pracownicze plany kapitałowe - wpływ na obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
a. założenia stopniowego wprowadzania PPK
b. adresaci PPK c. obowiązki pracodawcy:
d. korzyści dla pracownika
Na Państwa życzenie możemy zrealizować powyższy temat w charakterze szkolenia wewnętrznego. Jeśli chcą Państwo uzyskać dodatkowe informacje lub mają pytania dotyczące szkolenia, prosimy o kontakt pod numerem telefonu.
59 822 34 56 lub na adres e-mail szkolenia@szkoleniaekspert.pl