Prowadzenie biura rachunkowego po zmianach 2016r.

• Elektroniczna wymiana informacji pomiędzy biurem rachunkowym a urzędem skarbowym - kierunki zmian;
  
• Jednolity plik kontrolny, obowiązki od 1-go lipca 2016 i od 1-go lipca 2017;
  
• Pełnomocnictwa - szczególne, ogólne, do podpisywania deklaracji;
• Szczególne obowiązki związane z pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym dla pełnomocników kwalifikowanych (doradca podatkowy, radca prawny), wzór pełnomocnictwa PPS-1 - na co zwrócić uwagę ?
• Rejestracja na portalu ePUAP a bezpośredni kontakt z Fiskusem;
• Planowane rozwiązania - Centralny Rejestr Faktur

Obecne zmiany funkcjonowania organów podatkowych zmierzają w kierunku pełnego wykorzystania systemów informatycznych do kontaktów pomiędzy podatnikami i biurami rachunkowymi a organami podatkowymi.  Mimo, że informatyzacja ta nie jest łatwa, zmiany od początku 2016r. istotnie zmieniły zasady wymiany informacji. Wchodzący w życie Jednolity Plik Kontrolny oraz planowany Centralny Rejestr Faktur, stanowią kamienie milowe rozwoju polskiego systemu podatkowego. Dla osób prowadzących biura rachunkowe zmiany te będą szczególnie widoczne, gdyż dotyczyć one będą bieżących rozliczeń prowadzonych w imieniu klientów.

• Weryfikacja spółek w krajowym rejestrze sądowym – za pośrednictwem strony internetowej Ministra Sprawiedliwości;
• Zakładanie spółek on-line na przykładzie;
• Zaświadczenia o niekaralności – system KRK on line;
• Elektroniczna księga wieczysta – struktura i najważniejsze pozycje.

Informatyzacja administracji publicznej nie dotyczy wyłącznie obszarów rozliczeń podatkowych. Już teraz mamy możliwość weryfikacji danych spółek on-line. Podobnie, możemy w ten sposób spółkę założyć, złożyć wniosek o zaświadczenie o niekaralności oraz przejrzeć elektroniczną księgę wieczystą. Rozwiązania te mogą być pomocne każdej osobie prowadzącej rozliczenia podatkowe swoich klientów.

• Właściwość miejscowa, rzeczowa i instancyjna;
• Jakie są konsekwencje zmiany siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika – zmiana właściwości miejscowej organu podatkowego;
• Urzędy skarbowe dla tzw. dużych podatników – obowiązki informacyjne przy zmianie właściwości;
• Nowa właściwość urzędu w podatku VAT od stycznia 2016r.
• Właściwość organów kontroli – zmiany po 2016 roku

Informatyzacja systemu podatkowego wprowadzona od stycznia 2016r. ma istotny wpływ na zasady kontaktu z organami podatkowymi w zakresie ich właściwości. Dostęp on-line do danych podatników pozwala inaczej określać właściwość miejscową. Podatnik ma bowiem możliwość kontaktu z dowolnym urzędem skarbowym i załatwienia tam swojej sprawy. Nie zmienia to faktu, że przepisy wciąż wymagają przestrzegania właściwości miejscowej, co dla podatników ma istotne znaczenie przy zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby, lub w przypadku wzrostu obrotów i przejścia do tzw. dużych urzędów skarbowych.

• Konstrukcja klauzuli w świetle historycznych doświadczeń i orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego  z dnia 11 maja 2004 roku o sygnaturze K 4/03
  
• Rodzaje transakcji na potrzeby unikania opodatkowania i skutki takich działań
  
• Opinie zabezpieczające – nowe rozwiązania dla podatników.

• Zmiany dotyczące ochrony danych osobowych;
• Polityka bezpieczeństwa w biurach rachunkowych;
• ABI - rola i zadania w biurze rachunkowym;
• Umowa o powierzeniu przetwarzania danych a usługi biura rachunkowego;
• Dane przekazywane przez biura rachunkowe (do komorników, sądów itp.)

Wśród nowelizacji wchodzących w życie z początkiem 2015 roku istotną dla każdego właściciela biura rachunkowego jest rozszerzenie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Ze względu na charakter przetwarzanych przez biura rachunkowe danych, zmiana przepisów wprowadziła szerszy zakres obowiązków ewidencyjnych, niż miało to miejsce dotychczas. Warto wdrożyć w biurze politykę bezpieczeństwa danych oraz ustanowić ABI celem spełnienia wymogów formalnych. Ryzyko braku takich działań wiąże się bowiem z sankcjami administracyjnymi w przypadku ewentualnej kontroli przez GIODO.

• Biuro rachunkowe jako podmiot obowiązany w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  
• Procedury bezpieczeństwa i rejestracja transakcji przez biuro rachunkowe;
  
• Analiza ryzyka podmiotów, na rzecz których biuro świadczy usługi;
  
• Przekazywanie informacji do GIIF.

Od wejścia w życie ustawy z dnia 16 listopada 2000r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. Nr 116, poz. 1216) biuro rachunkowe zostało objęte obowiązkiem wprowadzenia wewnętrznych procedur związanych z ewidencją określonych transakcji i raportowaniem ich do GIIF.
Wprowadzone obowiązki dokumentacyjne związane są zarówno z koniecznością przygotowania dokumentów na potrzeby biura, jak również obowiązkiem przekazywania określonych informacji do Ministerstwa Finansów, w ramach której to struktury funkcjonuje GIIF.  
Odpowiedzialność biura rachunkowego jako podmiotu obowiązanego w rozumieniu ustawy, w przypadku niedopełnienia nałożonych obowiązków skutkować może nałożeniem kary pieniężnej do kwoty 750 tyś zł, co uzasadnia zapoznanie się i wdrożenie obowiązujących regulacji w codzienną praktykę biur rachunkowych.

• Obowiązki związane z przekazywaniem informacji podatkowych do organów podatkowych;
• Obowiązki sprawozdawcze przy rozliczeniach nierezydentów;
• Nowe obowiązki sprawozdawcze w podatku VAT – comiesięczne raportowanie JPK na potrzeby podatku VAT (projekt ustawy nowelizującej: druki sejmowe nr 367, 464 i 464-A)
• Obowiązki informacyjne i dokumentacyjne w przypadku podmiotów powiązanych – nowe rozwiązania od 2017 roku.

Zarówno zmiany wprowadzone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług w 2014r. jak również nowelizacja z początku 2015r., w tym zmiana rozporządzenia dot. prowadzenia kas fiskalnych, całkowicie zmieniła zasady rozliczeń przy prowadzeniu biura księgowego. Nieprecyzyjność przepisów doprowadziła do wydania z początkiem kwietnia b.r. interpretacji ogólnej Ministra Finansów, która zaprezentowała stanowisko korzystne dla podatników. warto wspólnie rozważyć konsekwencje zarówno zmian przepisów jak też treść interpretacji ogólnej w kontekście potencjalnych zagrożeń dla rozliczeń biur księgowych w przyszłości.
Moduł ten omawia również obowiązki sprawozdawcze i informacyjne ciążące na biurach rachunkowych w zakresie wynikającym z przepisów Ordynacji podatkowej oraz przepisów materialnego prawa podatkowego.

• Rodzaje odpowiedzialności, którym podlega przedsiębiorca;
• Podwyższona należyta staranność - co to oznacza w biurze rachunkowym ?
• Ubezpieczenie OC - zakres odpowiedzialności i tryb postępowania;
• Umowa pomiędzy biurem a kontrahentem jako element kształtujący odpowiedzialność;
• Odpowiedzialność karna skarbowa prowadzącego biuro rachunkowe;

Specyfika świadczonych usług księgowych i kadrowo - płacowych niesie ze sobą wysoką odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rozliczeń. Odpowiedzialność ta przejawia się aż w trzech obszarach, odnoszących się do zobowiązań cywilnoprawnych, publicznoprawnych (podatkowych) oraz odpowiedzialności karnej skarbowej. Znajomość skutków podejmowanych decyzji w każdych z tych obszarów ma istotne znaczenie w prowadzonej działalności.
W chwili obecnej odpowiedzialność cywilnoprawna ta może być kształtowania przede wszystkim w drodze umowy zawartej pomiędzy biurem rachunkowym a jego kontrahentem. Należy pamiętać, że ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nie obejmuje wszystkich obszarów odpowiedzialności. Ostatecznie to zatem postanowienia umów mogą tą odpowiedzialność ograniczać lub poszerzać.
Odpowiedzialność podatkowa i karna skarbowa ponoszona jest z mocy prawa i nie zawsze można ją zminimalizować w drodze umownej. Warto poznać zasady wzajemnych relacji pomiędzy wskazanymi trzeba obszarami odpowiedzialności.