Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD.

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4. Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne

2. Obieg dokumentacji w systemie EZD

1. Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
2. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
3. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
4. EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
5. Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
6. Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje

3. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych.

1. rejestracja wpływów
2. odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
3. wprowadzanie metadanych
4. realizacja dekretacji
5. tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
6. obsługa korespondencji wychodzącej

2. Zadania komórek merytorycznych

1. pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
2. zakładanie spraw
3. prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej

3. Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
4. Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD

4. Archiwum Zakładowe w systemie EZD.

1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
2. Przejmowanie zawartości składów
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

• dostęp do szkolenia on-line (szkolenie prowadzone będzie "na żywo", uczestnicy będą mogli zadawać pytania na czacie - w czasie rzeczywistym,
• nagranie wideo ze szkolenia (z rocznym dostępem!) - dzięki czemu będzie można ponownie przeanalizować cały przebieg warsztatów,
• bogate materiały szkoleniowe przesłane drogą elektroniczną,
• w ramach szkolenia sesja pytań i odpowiedzi - będzie możliwość przedyskutowania swoich wątpliwości z ekspertem – Panem Romanem Stempel, który odpowie na wszystkie pytania w trakcie szkolenia,
• imienny certyfikat uczestnictwa.