Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 roku oraz inne zmiany w prawie pracy - Gdańsk

a. zmiany do K.p. w ustawie z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

b. zmiany w szkoleniach okresowych BHP pracowników administracyjno-biurowych:

c. kategoria ryzyka, a możliwość wykonywania przez pracodawcę zadań służby BHP.

d. samo orzeczenie lekarskie nie wystarczy - czyli wszystko o obowiązku przechowywania skierowań na badania lekarskie oraz zmianach w zasadach honorowania orzeczenia wystawionego dla innego pracodawcy.

e. nowe uprawnienia pracowników - rodziców dzieci niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym, rodziców dzieci w fazie prenatalnej w przypadku ciąży powikłanej, rodziców posiadających zaświadczenie wymienione w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. poz. 1860), rodziców dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych do wnioskowania o:

f. nowy protokół powypadkowy - do kiedy można korzystać ze starych formularzy, jakie dane zniknęły z protokołu powypadkowego po zmianach?

g. wypłata wynagrodzenia na konto w miejsce formy gotówkowej - jak przygotować zakład do nowych przepisów,

a. uchylenie rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r., poz. 894 ze zm.),

b. ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357),

c. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

a. dodatkowa część D akt osobowych,

b. możliwość/obowiązek grupowania powiązanych tematycznie dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych,

c. ponowne zatrudnienie po przerwie, a dokumentacja pracownicza,

d. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej - zasady i powszechność,

e. kopie i oryginały - jakie dokumenty możemy przechowywać w oryginale?

f. co z formularzami osobowymi kandydata do pracy i pracownika? - jakie dokumenty i oświadczenia zastąpią deklarowane tam dane i czy wystarczą?

g. odejście od wypłat w gotówce - informacja o numerze rachunku płatniczego pracownika lub wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

h. skierowania na badania profilaktyczne i orzeczenia lekarskie - w której części akt osobowych i czy będzie trzeba kopiować?

i. nowe dokumenty w części B akt osobowych w tym m.in.: zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z zakresem informacji objętych tajemnicą, informacja o zakresie i sposobie stosowania monitoringu, potwierdzenie otrzymania przez młodocianego i jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez młodocianego pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, dokumenty związane z przyjęciem wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,

j. dokumentowanie kar porządkowych po zmianach - czyli jaki układ części D akt osobowych proponuje ustawodawca.

a. nowe wymagane dane (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy), godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia,

b. nowe dokumenty przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy,

c. jak dostosować sposób ewidencjonowania czasu pracy do nowych wymogów prawnych?

a. zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej a wymogi wynikające z art. 32 RODO,

b. wymogi bezpieczeństwa względem systemu teleinformatycznego,

c. tworzenie e-dokumentów - zasady,

d. zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej,

e. zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie papierowej - jako łatwiejszy wariant spełnienia wymagań RODO.

a. zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną i odwrotnie,

b. podpis lub pieczęć elektroniczna jako elementy konieczne,

c. informacja dla pracowników i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

d. stworzenie możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

a. papierowej,

b. elektronicznej - czym jest uporządkowany zbiór dokumentów,

a. w jakich formatach przechowuje się dokumenty elektroniczne i inne dane,

b. jakie metadane o przechowywanych dokumentach musi zawierać plik XML?

a. kto może wystąpić z wnioskiem,

b. forma wniosku,

c. w jaki sposób może zostać wydana dokumentacja prowadzona w formie papierowej?

d. w jaki sposób może zostać wydana dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej?

a. po upływie okresu przechowywania,

b. po zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej,

c. w jakim terminie po upływie czasu wyznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika można wydać mu dokumenty?

d. czy można wydać pracownikowi dokumentację przeznaczoną do zniszczenia po terminie wyznaczonym na jej odbiór?

e. jakie okoliczności uzasadniają dłuższe przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

a. pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1.01.2019 r.

b. pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 r.

c. pracowników zwolnionych przed 1.01.2019 r. - co w przypadku ponownego zatrudnienia w okresie przechowywania dokumentacji?

d. dostosowanie dokumentacji przy przejściu zakładu (części) na nowego pracodawcę

e. dostosowanie ewidencji czasu pracy,

a. dodatkowe informacje przekazywane pracownikom wraz ze świadectwem pracy po zmianie przepisów.

a. ochrona przed wypowiedzeniem pracownika ojca wychowującego dziecko oraz pracownika-członka najbliższej rodziny w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego lub gdy rozwiązanie umowy o pracę podlega ograniczeniu z mocy przepisu szczególnego,

b. wypowiedzenie umowy terminowej w ochronie przedemerytalnej, w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego pracownikowi ojcu wychowującemu dziecko lub pracownikowi - innemu członkowi najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751 pkt 3 K.p., w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego, a także pracownikowi w okresie korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie przepisów ustawy o związkach zawodowych daje podstawy domagania się przywrócenia do pracy w miejsce odszkodowania + wynagrodzenie za cały okres pozostawania bez pracy,

c. wydłużenie terminu na wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy z 7 dni do 14 dni,

d. wydłużenie terminu na wystąpienie z pozwem o sprostowanie świadectwa pracy - w przypadku nieuwzględnienia wniosku o jego sprostowanie przez pracodawcę z 7 dni do 14 dni,

e. nowość - możliwość zobowiązania pracodawcy przez sąd do wydania świadectwa pracy, a jeśli pracodawca nie istnieje lub wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe pracownik będzie mógł wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy,

f. niewydanie świadectwa pracy w terminie będzie wykroczeniem,

g. konieczność udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim obejmie nie tylko pracownika ojca wychowującego dziecko, ale ponadto pracownika - innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751 pkt 3 K.p.,

h. podobnie jeśli idzie o ochronę przed rozwiązaniem lub wypowiedzeniem umowy w oparciu o art. 177 K.p. - po zmianach obejmie pracownika-członka najbliższej rodziny,

i. Uregulowanie zasad przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy - ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Możliwość zrzeczenia się zarzutu przedawnienia dokonane przed upływem terminu przedawnienia.

a. Pojawi się nowe wykroczenie - niedokonywanie potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracownikowi, wobec którego toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące

b. nowa wysokość grzywny od 1500 zł do 45 000 zł.