Prowadzenie biura rachunkowego narzuca konieczność znajomości nie tylko przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości. Biura rachunkowe funkcjonują na styku kilku reżimów prawnych, których naruszenie może skutkować odpowiedzialnością cywilną, karami administracyjnymi, a nawet utratą klientów i reputacji.

Podczas szkolenia w sposób praktyczny i uporządkowany omówione zostaną cztery obszary ryzyka, z którymi na co dzień mierzą się właściciele i pracownicy biur, a które rzadko są przedmiotem klasycznych szkoleń podatkowych.

Pierwszy blok poświęcony jest ochronie danych osobowych. Biuro rachunkowe występuje w podwójnej roli – jako administrator danych własnych pracowników oraz jako podmiot przetwarzający dane osobowe zawarte w dokumentacji księgowej klientów.

Uczestnicy dowiedzą się,

- jakie błędy mogą się pojawić przy wykonywaniu przez biuro swojej funkcji procesora,

- jak rozliczyć podpowierzenie danych podwykonawcom (biurom IT, firmom kadrowo-płacowym, dostawcom serwerów),

- jak prowadzić rejestry czynności przetwarzania odrębnie dla każdego klienta oraz jak reagować na naruszenia ochrony danych w ustawowym terminie.

Część druga poświęcona będzie omówieniu obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Biura rachunkowe świadczące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu tej ustawy, co oznacza:

- konieczność wdrożenia wewnętrznej procedury AML,

- wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za zgodność,

- przeprowadzenia oceny ryzyka na poziomie biura i na poziomie każdego klienta, a także

- stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego.

Omówione zostaną najnowsze wytyczne z Komunikatu nr 114 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz przykład kary administracyjnej nałożonej za systemowy brak procedur AML – jako punkt odniesienia dla własnych praktyk biura.

W trzecim bloku skoncentrujemy się na konsekwencjach wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla treści umów zawieranych przez biura rachunkowe z klientami.

Uczestnicy dowiedzą się:

- na co zwrócić uwagę przy ew. zmianie lub uzupełnieniu istniejącej umowy, aby precyzyjnie określić zakres zarówno pełnomocnictw biura w systemie,

- jak też podział odpowiedzialności za wystawianie i odbiór faktur oraz procedurę postępowania na wypadek awarii systemu lub trybu offline.

Ostatnia część łączy tematykę KSeF z szerszym zagadnieniem odpowiedzialności księgowego w dobie elektronizacji systemu podatkowego.

Na bazie aktualnego orzecznictwa sądów powszechnych uczestnicy dowiedzą się:

- jak sądy definiują charakter prawny usługowego prowadzenia ksiąg (jako umowy starannego działania, a nie rezultatu),

- gdzie przebiega granica odpowiedzialności biura wobec klienta, a gdzie odpowiedzialność pozostaje wyłącznie po stronie podatnika.

Omówione zostaną również nowe ryzyka związane z prawidłowością i terminowością danych przekazywanych do KSeF oraz obowiązek prawidłowego oznaczania danych znacznikami w elektronicznych sprawozdaniach finansowych, wraz z podziałem odpowiedzialności między kierownikiem jednostki a biurem rachunkowym.

1. Przepisy RODO w biurze rachunkowym

• Biuro rachunkowe w podwójnej roli: administrator danych własnych pracowników oraz podmiot przetwarzający (procesor) dane osobowe zawarte w dokumentacji księgowej klientów.
• Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) – obligatoryjne elementy umowy, zasady podpowierzenia (subprocesorzy: biura IT, kadrowo-płacowe, serwery zewnętrzne).
• Rejestr czynności przetwarzania prowadzony odrębnie dla każdego klienta biura.
• Obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą – podstawa prawna, cel i okres przetwarzania, odbiorcy danych.
• Środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka: kontrola dostępu, szyfrowanie, logowanie zdarzeń, kopie zapasowe.
• Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych – termin, rejestr naruszeń, praktyka Prezesa UODO.
• Najczęstsze uchybienia stwierdzane w biurach rachunkowych w toku kontroli i skarg.

2. Przepisy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

• Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych).
• Aktualne wytyczne z Komunikatu nr 114 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej – dwupoziomowa ocena ryzyka (na poziomie biura i na poziomie relacji z klientem), wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML, wewnętrzna procedura, szkolenia pracowników.
• Środki bezpieczeństwa finansowego: identyfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego, weryfikacja celu i charakteru relacji, sprawdzanie list PEP i sankcyjnych.
• Bieżące monitorowanie relacji z klientem i aktualizacja profilu ryzyka w toku współpracy.
• Obowiązek raportowania transakcji podejrzanych do GIIF – kiedy powstaje, a kiedy sam fakt przekroczenia progu transakcji nie rodzi obowiązku zgłoszenia.
• Dokumentowanie działań AML i archiwizacja przez 5 lat.
• Sankcje w praktyce – omówienie przykładów decyzji Ministra Finansów nakładającej karę 50 000 zł za systemowy brak procedur AML.

3. Umowa w biurze rachunkowym po wejściu w życie KSeF

• Charakter umowy i jej cel oraz istota w biurze rachunkowym
• Konieczność aktualizacji umów o prowadzenie ksiąg i obsługę księgową: zakres pełnomocnictw i uprawnień nadawanych biuru w KSeF, zasady uwierzytelniania, podział zadań i odpowiedzialności za wystawianie oraz odbiór faktur.
• Procedury postępowania na wypadek awarii systemu i trybu offline – kto i w jakim terminie odpowiada za wystawienie faktury.
• Wpływ nowych obowiązków technicznych na zakres usług i wynagrodzenie biura rachunkowego – rekomendowane klauzule umowne.

4. Odpowiedzialność księgowego a KSeF i inne rozwiązania dotyczące elektronizacji systemu podatkowego

• Charakter prawny usługowego prowadzenia ksiąg jako umowy starannego działania, a nie umowy rezultatu.
• Odpowiedzialność biura rachunkowego w relacji z klientem, a relacja z organami podatkowymi i ZUS.
• Granice odpowiedzialności wyznaczone treścią umowy oraz skutki jej nieprawidłowego rozwiązania (wypowiedzenia, odstąpienia).
• Nowe ryzyka związane z KSeF: odpowiedzialność za prawidłowość i terminowość danych przekazywanych do systemu, weryfikacja nadanych uprawnień, konsekwencje błędów strukturalnych faktury.
• Elektronizacja sprawozdawczości finansowej – obowiązek prawidłowego oznaczenia danych znacznikami (XBRL) w e-sprawozdaniu finansowym oraz podział odpowiedzialności między kierownikiem jednostki a biurem rachunkowym, w tym znaczenie podpisu elektronicznego obu stron.